Le principe de fonctionnement des relances

Comme nous l'avons vu dans la fiche médicale "Relance" lorsqu’un intervenant constate la nécessité de revoir un étudiant dans un délai donné, il peut introduire dans son dossier une information particulière, dite « Relance ».

Afin de gérer l'édition des relances par courrier, un menu "Gestion des relances" accessible par un administrateur Calcium ayant le profil autorisé " Gestion des relances" ( menu "Autorisations" de Calcium) est proposé afin de localiser dans la base les relances dont les délais sont expirés, et éditer les courriers de convocations correspondants.

Ce module permet également de gérer les rappels de relances ainsi que d'imprimer un listing des relances et un listing des rappels de relances au format CSV.

Par exemple:

• Ce travail de gestion des relances est à faire toutes les semaines , puisque les relances sont traitées en base en général de façon hebdomadaire, cette partie est visible dans la gestion des batchs ( dans notre exemple tous les jeudis à 1H30 du matin)
• Le menu gestion des batchs est accessible dans CALCIUM par un administrateur ayant un profil plus "technique" ( Profil autorisation "Gestion des batchs" ), la copie écran ci dessous vous est présentée à titre informatif.

Fonctionnement des relances

• Lorsque vous vous connectez au menu "Gestion des relances" , la fenêtre se positionne automatiquement à la date de la dernière relance non éditée.
• Il n'est pas possible à ce niveau de savoir si les courriers de relances ont déjà été envoyés, c'est donc à la personne qui gère les relances de faire un suivi au fur et à mesure des courriers, la partie "listing en csv" est donc utile pour ce suivi
• Le principe est simple: On se positionne sur la date non encore traitée , on clique sur la date:

• Le courrier s'édite:

• Il reste juste à l'envoyer à l'adresse de l'étudiant

Listing des relances et des rappels de relances

• Pour le listing des relances et le listing des rappels de relances, le principe est le même , on se positionne sur la date , on clique dessus , et le fichier au format csv s'ouvre dans votre tableur configuré sur votre poste.
• Il sera sous la forme:

Bouton Relances obsolètes

• Ce bouton correspond aux relances éditées mais non supprimées.
• Le but de ce bouton est de permettre à l'administrateur de faire un nettoyage des relances dans la base Calcium.
• Il est possible de filtrer les relances en fonction
  • de leur date de création
  • de leur date d'échéance
• ou bien de faire de la multi-sélection sur les lignes qui s'affichent

• Un clic sur "supprimer" vous invite à confirmer la suppression:

Le courrier modèle des relances

• Accessible depuis le bloc:

• Soit vous utilisez le modèle proposé par défaut qui sera renseigné automatiquement (comme dans un publipostage) à partir des informations saisies au moment de la création de la relance par l'intervenant
• Soit vous utilisez un document word ( option "choisissez un fichier") spécifique enregistré en local sur votre poste et que vous devez sélectionner

Modèle type de relance

• Le modèle se présente sous la forme:

• Chaque ligne correspond à la syntaxe suivante :

• 
  

  • ${centreLib}

Représente le nom d’un Centre, tel qu’il figure dans la base et crée à l'initialisation de Calcium

• 
  
  • ${but}

Correspond au champ "Catégorie" sélectionné dans la fiche médicale "Relance"

• 
  

  • ${complement}

• 
  

  • ${etudiant} ${adresse} ${ville}

[Version 1.3.2] Paramétrage

Dans la version 1.3.2, il est possible d'envoyer des mails aux étudiants pour les Rappels de deux façons : manuellement (via la vu des relances obsolètes) et automatiquement (lors de la génération des fichiers PDFs des relances).

Il est donc possible de paramétrer ces envois de mails, dont le contenu du mail.