Documentation organisateur

Avec votre identifiant SÉSAME, vous pouvez accéder à Greenlight pour administrer des salles de réunions en visioconférence où vous pourrez organiser des réunions et inviter des participants.

1. Découverte de l'interface

Lorsque vous vous connectez à Greenlight, vous arrivez sur l’interface principale qui affiche vos salles de réunion existantes ainsi que les enregistrements disponibles dans vos différentes salles.

✅ Éléments clés de l'interface :

• Salles : Liste des salles de réunion que vous avez créez ou qui ont été partagées avec vous.
• Enregistrements : liste tous les enregistrements de vos différentes réunions.
• Profil utilisateur (en haut à droite) : Permet d’accéder à vos informations, définir la langue de l’interface et de vous déconnecter.
• Bouton "+ Nouvelle salle" : Pour créer une nouvelle salle de réunion.
• Bouton “Maison” : pour revenir à l’accueil et à la liste des salles de réunion.

2. Créer une salle de réunion

Pour organiser une réunion, vous devez créer une salle de réunion et communiquer son lien unique à vos participants.

Par défaut, si vous ne modifiez pas les paramètres d’une réunion toute personne qui disposera du lien unique pourra y accéder.

✅ Étapes pour créer une salle de réunion

1. Cliquez sur "+ Nouvelle salle" en haut à droite de l'écran principal.

   1. Renseignez un nom pour votre salle de réunion.
   2. Validez en cliquant sur "Créer une salle".

   Une fois créée, la salle s'affiche dans votre liste et vous pouvez la démarrer à tout moment en cliquant sur la carte de la salle puis sur le bouton : Commencer la réunion

   

3. Gérer les paramètres d'une réunion

Une fois une salle créée, vous pouvez configurer plusieurs paramètres.

✅ Pour accéder aux paramètres :

1. Cliquez dans l’accueil sur la carte d’une salle existante.
2. Rendez-vous dans l’onglet "Paramètres".

Options disponibles :

• Permettre les enregistrements dans cette salle : Cette option vous permet de choisir si vous souhaitez désactiver l’option d’enregistrement d’une réunion.
• Seuls les utilisateurs identifiés peuvent rejoindre la salle : Pour plus de sécurité, vous pouvez restreindre l'accès à votre salle uniquement aux personnes connectées avec leur compte SÉSAME UL.
• L'approbation d'un modérateur est nécessaire pour rejoindre la réunion : Cette fonction vous permet de contrôler l'entrée des participants en les acceptant un par un, idéal pour les réunions confidentielles.
• Tout utilisateur peut démarrer la réunion : En activant cette option, les participants peuvent lancer la réunion même si vous n'êtes pas présent !
• Les utilisateurs rejoignent la salle en mode silencieux : Cette option permet d'éviter les perturbations sonores en coupant automatiquement le micro des participants à leur entrée.
• Tout utilisateur rejoint la salle en tant que modérateur : L’égalité parfaite ! Tout le monde sera modérateur et pourra accepter ou refuser les participants, couper les micros, ou leur donner la parole. N’activez pas cette option si vous souhaitez contrôler les prises de parole ou qui peut partager son écran.

Qu’est-ce qu’un modérateur ? Le créateur de la réunion est automatiquement modérateur, mais il peut attribuer ce rôle à d'autres participants pour l'aider dans la gestion de la réunion. Un modérateur dispose de droits étendus pour gérer la réunion : Accepter ou refuser l'entrée des participants Gérer les micros et webcams des participants (activation/désactivation) Autoriser ou bloquer le partage d'écran Démarrer/arrêter l'enregistrement de la réunion Gérer les présentations et documents partagés Créer et gérer des sondages Attribuer des rôles aux participants (présentateur, modérateur)

4. Invitez des participants

Vous souhaitez inviter des participants à rejoindre une réunion Greenlight ?

Rien de plus simple : partagez le lien !

✅ Étapes :

1. Dans l’accueil, sur la carte de la salle concernée.

2. Cliquez sur l’icône en forme de fichiers

   

3. Une message en bas de page vous indique que l’adresse unique (URL) de la réunion a été copiée dans votre presse papier.
4. Partagez ce lien via votre calendrier ou par email à vos participants.

Vigilance ! : Le lien d’un salle de réunion est unique et permanent, tant que cette salle existe ce lien permettra d’y accéder.
Si vous n’avez pas sécurisé votre réunion, les personnes qui viendraient à cliquer sur ce lien dans le futur pourraient accéder à la réunion. Consultez la partie “6. Comment sécuriser votre salle de réunion ? ” si vous souhaitez sécuriser l’accès à une salle.

6. Comment sécuriser votre salle de réunion ?

Sécuriser votre salle de réunion avec un code

Vous souhaitez inviter des participants sans exiger d'authentification, tout en gardant un contrôle sur leur accès ?

Le code d’accès unique est une solution simple et efficace.

✅ Comment faire ?

1. Dans l’accueil cliquez sur la carte de votre salle de réunion
2. accédez à l’onglet “Paramètres” de votre salle.
3. Cliquez sur "Générer un code d’accès" pour les auditeurs (participants) ou les modérateurs.
4. Partagez ce code uniquement avec les personnes autorisées.

💡 Avantage : l’accès est limité aux personnes qui disposent du code, sans nécessiter de compte SÉSAME. Idéal pour une réunion ouverte à des partenaires extérieurs.

Sécurisation avec accès filtré

Pour des réunions en cercle restreint, vous pouvez contrôler chaque entrée manuellement en demandant une approbation des modérateurs.

✅ Comment faire ?

1. Dans l’accueil cliquez sur la carte de votre salle de réunion.
2. Accédez à l’onglet “Paramètres” de votre salle.
3. Activez l’option "L’approbation d’un modérateur est nécessaire pour rejoindre la réunion".
4. Chaque participant devra attendre que vous validiez son accès avant d’entrer.

💡 Astuce : Vous souhaitez vous assurer de l’identité de vos participants ?Activez l’option “Seuls les utilisateurs identifiés peuvent rejoindre la salle” pour restreindre l’accès à des détenteurs d’un SÉSAME UL : étudiantes et étudiants, personnels ou invités Numériques.

7. Organiser un webinaire avec Greenlight

Voici un exemple simple vous permettant d’organiser des webinaires ouverts et animés par une équipe de modérateurs.

✅ Configurez votre webinaire

1. Cliquez sur la carte de la réunion concernée.
2. Rendez-vous dans l’onglet "Paramètres".
3. Générez un code modérateur que vous ne communiquerez qu’à l’équipe d”animation.
4. Assurez vous que l’option “Les utilisateurs rejoignent la salle en mode silencieux” est activée.

💡 Astuce : En combinant les paramètres précédents vous pouvez créer de multiples scénarios pour gérer les accès à vos webinaires : Sécurisation avec accès filtré Sécuriser votre salle de réunion avec un code

8. Retrouver et gérer ses enregistrements

Après une réunion, vous pouvez retrouver les enregistrements dans l'onglet dédié.

✅ Gérer les enregistrements :

1. Cliquez sur la carte d’un salle de réunion concernée.
2. Allez dans l’onglet "Enregistrements".
3. Consultez la liste des enregistrements disponibles.
4. Modifiez leur visibilité :
   • Public et Public/protégé : Ceux qui accèdent à la salle peuvent voir l’enregistrement dans la liste ou accéder directement via une URL.
   • Protégée / Publiée : accessible uniquement avec le lien URL direct de l’enregistrement.
   • Non publié : Uniquement visible de vous, la vidéo n’est pas disponible via une URL

💡 Astuce : Cliquez sur l’icône en forme de fichiers pour obtenir l’adresse directe à partager de votre vidéo.

Usages avancés

✅ Partager la gestion d’une salle de réunion Greenlight

Suivez le guide pour inviter une personne à gérer les paramètres et enregistrements d’une salle de conférence :

1. Cliquez sur la carte d’un salle de réunion concernée.
2. Allez dans l’onglet "Accès".
3. Cliquez sur “+ partager l’accès” et effectuez une recherche par nom.
4. Sélectionnez votre invité.

💡 Astuce : Le créateur d’une salle est le seul à pouvoir inviter d’autres utilisateurs. Ce droit ne peut être délégué.

Conclusion

🚀 Vous êtes maintenant prêt à animer vos premières réunions sur BigBlueButton !