Version 3.1 par Stéphane Weber le 19/04/2023 - 17:56
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3 = Description du traitement des données =
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5 \\
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7 * permettre la signature électronique de documents dématérialisés (documents nécessaires aux missions de l'Université de Lorraine)
8
9 \\
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11 Les données seront traitées par:
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13 \\
14
15 **Chaque membre d'un parapheur** (défini comme signataire, valideur, observateur): visualisation des informations du workflow sur les documents
16
17 **Propriétaire d'un parapheur:**
18
19 * informations des personnels UL
20 * informations des personnes hors UL (qu'il a créées)
21 * informations des workflows des documents
22
23 **Administrateur technique et fonctionnel**:
24
25 * ensemble des données hors contacts des personnes
26 * dossier de preuve
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29
30 Elles seront conservées selon les modalités suivantes:
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33
34 **Personne ayant un compte informatique UL:** Anonymisation des informations 1 an après suppression du compte dans le système d'information UL.
35
36 **Personne hors UL(**information de contact lié au personnel UL): Suppression à la charge du personnel UL. Inaccessible quand le personnel a été anonymisé.
37
38 **Dossier de preuve:** suppression au bout de 10 ans par Lex Persona
39
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41
42 = Objet du traitement des données =
43
44 //__Finalités__//
45
46 \\
47
48 * permettre la signature électronique de documents dématérialisés (documents nécessaires aux missions de l'Université de Lorraine)
49
50 \\
51
52 //__Base légale__//
53
54 \\
55
56 Mission d'intérêt public (aticle 6.1.e du RGPD)
57
58 \\
59
60 = Données traitées =
61
62 //__Catégories et origines des données traitées__//
63
64 \\
65
66 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personne ayant un compte informatique UL**(%%)
67
68 * Nom (SIHAM), prénom (SIHAM), mail (SIHAM), fonction (Référentiel des fonctions)
69
70 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personne hors UL**(%%) (contacts créés par et pour un personnel UL: duplication si contact nécessaire pour un autre personnel UL)
71
72 * Nom (Lex Persona), prénom (Lex Persona), mail (Lex Persona), téléphone (Lex Persona)
73
74 (% style="text-decoration: underline;" %)**Création d'information dans l'application**
75
76 Pour les Personnels UL:
77
78 * association à un parapheur : propriétaire (supprimable par le Personnel UL: sauf si documents signés à l'intérieur)
79
80 Pour les Personnels UL et Personne hors UL:
81
82 * assignation de signataires ,de valideurs, d'observateur (personnes notifiés)
83 * workflow de signature et de validation sur chaque document
84
85 \\
86
87 \\
88
89 = Personnes concernées =
90
91 \\
92
93 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personne ayant un compte informatique UL:**(%%) Personne ayant un compte informatique en cours ou en sursis dans le système d'information de l'Université de Lorraine (agent, personnel hébergé, vacataire, membre associé, ...)
94
95 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personne hors UL**(%%) : toute personne associée à un besoin de signature de document de l'Université de Lorraine
96
97 \\
98
99 = Destinataires des données (y compris les partenaires extérieurs à l’université) =
100
101 \\
102
103 **Chaque membre d'un parapheur** (défini comme signataire, valideur, observateur): visualisation des informations du workflow sur les documents
104
105 **Propriétaire d'un parapheur:**
106
107 * informations des personnels UL
108 * informations des personnes hors UL (qu'il a créées)
109 * informations des workflows des documents
110
111 **Administrateur technique et fonctionnel**:
112
113 * ensemble des données hors contacts des personnes
114 * dossier de preuve
115
116 \\
117
118 \\
119
120 **Lex Persona**: prestataire français spécialisé en signature électronique sécurisée de document dématérialisé (serveurs hébergés en France)
121
122 Site: https:~/~/www.lex-persona.com
123
124 \\
125
126 = Transferts des données hors UE =
127
128 \\
129
130 Non concerné
131
132 \\
133
134 = Durée de conservation des données =
135
136 \\
137
138 **Personne ayant un compte informatique UL:** Anonymisation des informations 1 an après suppression du compte dans le système d'information UL.
139
140 **Personne hors UL(**information de contact lié au personnel UL): Suppression à la charge du personnel UL. Inaccessible quand le personnel a été anonymisé.
141
142 **Dossier de preuve:** suppression au bout de 10 ans par Lex Persona
143
144 \\
145
146 = Sécurité =
147
148 \\
149
150 Moyens et sécurité Informatiques Lex Persona (hébergés en France)
151 Mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
152
153 (% style="text-decoration: underline;" %)Authentification:
154
155 * (% style="text-decoration: underline;" %)Personne ayant un compte informatique UL:(%%) CAS
156 * (% style="text-decoration: underline;" %)Personne hors UL:(%%) code otp unique pour une opération (reçu par mail ou sms)
157
158 \\
159
160 \\
161
162 = // // Analyse d'impact =
163
164 \\
165
166 Non concerné.
167
168 \\
169
170 = Vos droits sur les données vous concernant =
171
172 //Conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données N°2016/679 (RGPD) et de la loi N°78-17 dite « Informatique et Libertés », vous disposez de droits d'accès, rectification, opposition, effacement, limitation et portabilité de vos données.//
173
174 //Pour les exercer vous pouvez ~://
175
176 \\
177
178 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personne ayant un compte informatique UL**
179
180 Créer un ticket helpdesk dans la catégorie suivante Support technique pour les applications métier / support technique pour l'e-parapheur électronique
181
182 (https:~/~/auth.univ-lorraine.fr/login?service=https%3a%2f%2fhelpdesk.univ-lorraine.fr%2fstylesheets%2fcas.faces%3fargs%3dpage%253daddTicket%2526categoryId%253d1936)
183
184 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personne hors UL:**
185
186 * Possibilité de contacter e-parapheur-contact@univ-lorraine.fr
187
188
189 L’Université de Lorraine a désigné un délégué à la protection des données que vous pouvez contacter pour toute information à l’adresse suivante : [[dpo-contact@univ-lorraine.fr>>mailto:dpo-contact@univ-lorraine.fr||shape="rect"]]
190
191 \\
192
193 //Pour plus d’information sur vos droits et la protection de vos données personnelles ou pour une réclamation, vous pouvez consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à cette adresse : [[www.cnil.fr>>url:http://www.cnil.fr/||shape="rect"]]//
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195 //
196 //