Version 5.1 par Stéphane Weber le 20/04/2023 - 10:02
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1 = Description du traitement des données =
2
3 \\
4
5 * Permettre la signature électronique de documents dématérialisés (documents nécessaires aux missions de l'Université de Lorraine)
6 * Création des comptes utilisateurs
7 * Délivrance des certificats électroniques
8 * Création de signatures électroniques de documents
9 * Génération et stockage des fichiers de preuve
10
11 \\
12
13 \\
14
15 \\
16
17 Les données seront traitées par:
18
19 \\
20
21 **Chaque membre d'un parapheur** (défini comme signataire, valideur, observateur): visualisation des informations du workflow sur les documents
22
23 **Propriétaire d'un parapheur:**
24
25 * informations des personnels UL
26 * informations des personnes hors UL (qu'il a créées)
27 * informations des workflows des documents
28
29 **Administrateur technique et fonctionnel**:
30
31 * ensemble des données hors contacts des personnes
32 * dossier de preuve
33
34 \\
35
36 Elles seront conservées selon les modalités suivantes:
37
38 \\
39
40 **Personne ayant un compte informatique UL:** Anonymisation des informations 1 an après suppression du compte dans le système d'information UL.
41
42 **Personne hors UL: **(information de contact lié au personnel UL): Suppression à la charge du personnel UL. Inaccessible quand le personnel a été anonymisé.
43
44 **Dossier de preuve:** suppression au bout de 10 ans par Lex Persona
45
46 **Certificat électroniques:** suppression au bout de 7 ans par Lex Persona
47
48 \\
49
50 = Objet du traitement des données =
51
52 //__Finalités__//
53
54 \\
55
56 * Permettre la signature électronique de documents dématérialisés (documents nécessaires aux missions de l'Université de Lorraine)
57 * Création des comptes utilisateurs
58 * Délivrance des certificats électroniques
59 * Création de signatures électroniques de documents
60 * Génération et stockage des fichiers de preuve
61
62 \\
63
64 //__Base légale__//
65
66 \\
67
68 Mission d'intérêt public (aticle 6.1.e du RGPD)
69
70 \\
71
72 = Données traitées =
73
74 //__Catégories et origines des données traitées__//
75
76 \\
77
78 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personne ayant un compte informatique UL**(%%)
79
80 * Nom (SIHAM), prénom (SIHAM), mail (SIHAM), fonction (Référentiel des fonctions)
81
82 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personne hors UL**(%%) (contacts créés par et pour un personnel UL: duplication si contact nécessaire pour un autre personnel UL)
83
84 * Nom (Lex Persona), prénom (Lex Persona), mail (Lex Persona), téléphone (Lex Persona)
85
86 (% style="text-decoration: underline;" %)**Création d'informationS dans l'application**
87
88 Pour les Personnels UL:
89
90 * association à un parapheur : propriétaire (supprimable par le Personnel UL: sauf si documents signés à l'intérieur)
91
92 Pour les Personnels UL et les Personnes hors UL:
93
94 * assignation de signataires ,de valideurs, d'observateur (personnes notifiés)
95 * workflow de signature et de validation sur chaque document
96
97 \\
98
99 \\
100
101 = Personnes concernées =
102
103 \\
104
105 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personnes ayant un compte informatique UL:**(%%) Personnes ayant un compte informatique en cours ou en sursis dans le système d'information de l'Université de Lorraine (agent, personnel hébergé, vacataire, membre associé, ...)
106
107 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personnes hors UL**(%%) : toute personne associée à un besoin de signature de document de l'Université de Lorraine
108
109 \\
110
111 = Destinataires des données (y compris les partenaires extérieurs à l’université) =
112
113 \\
114
115 **Chaque membre d'un parapheur** (défini comme signataire, valideur, observateur): visualisation des informations du workflow sur les documents
116
117 **Propriétaire d'un parapheur:**
118
119 * informations des personnels UL
120 * informations des personnes hors UL (qu'il a créées)
121 * informations des workflows des documents
122
123 **Administrateur technique et fonctionnel**:
124
125 * ensemble des données hors contacts des personnes
126 * dossier de preuve
127
128 \\
129
130 \\
131
132 **Lex Persona**: prestataire français spécialisé en signature électronique sécurisée de document dématérialisé (serveurs hébergés en France)
133
134 Site: [[https:~~/~~/www.lex-persona.com>>url:https://www.lex-persona.com||shape="rect"]]
135
136 Lex Persona héberge les données chez Hexanet (hébergeur principal) et Celeste (hébergeur de secours), sous-traitants situés en France.
137
138 \\
139
140 = Transferts des données hors UE =
141
142 \\
143
144 Non concerné
145
146 \\
147
148 = Durée de conservation des données =
149
150 \\
151
152 **Personne ayant un compte informatique UL:** Anonymisation des informations 1 an après suppression du compte dans le système d'information UL.
153
154 **Personne hors UL: **(information de contact lié au personnel UL): Suppression à la charge du personnel UL. Inaccessible quand le personnel a été anonymisé.
155
156 **Dossier de preuve:** suppression au bout de 10 ans par Lex Persona
157
158 **Certificat électroniques:** suppression au bout de 7 ans par Lex Persona
159
160 \\
161
162 = Sécurité =
163
164 \\
165
166 Moyens et sécurité Informatiques Lex Persona (hébergés en France). Garantie de confidentialité des données.
167 Mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles adaptées pour assurer la sécurité des données personnelles.
168
169 (% style="text-decoration: underline;" %)Authentification:
170
171 * (% style="text-decoration: underline;" %)Personne ayant un compte informatique UL:(%%) CAS
172 * (% style="text-decoration: underline;" %)Personne hors UL:(%%) code otp unique pour une opération (reçu par mail ou sms)
173
174 \\
175
176 \\
177
178 = // // Analyse d'impact =
179
180 \\
181
182 Non concerné.
183
184 \\
185
186 = Vos droits sur les données vous concernant =
187
188 //Conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données N°2016/679 (RGPD) et de la loi N°78-17 dite « Informatique et Libertés », vous disposez de droits d'accès, rectification, opposition, effacement, limitation et portabilité de vos données.//
189
190 //Pour les exercer vous pouvez ~://
191
192 \\
193
194 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personnes ayant un compte informatique UL**
195
196 Créer un ticket helpdesk dans la catégorie suivante Support technique pour les applications métier / support technique pour l'e-parapheur électronique
197
198 ([[https:~~/~~/auth.univ-lorraine.fr/login?service=https%3a%2f%2fhelpdesk.univ-lorraine.fr%2fstylesheets%2fcas.faces%3fargs%3dpage%253daddTicket%2526categoryId%253d1936>>url:https://auth.univ-lorraine.fr/login?service=https%3a%2f%2fhelpdesk.univ-lorraine.fr%2fstylesheets%2fcas.faces%3fargs%3dpage%253daddTicket%2526categoryId%253d1936||shape="rect"]])
199
200 (% style="text-decoration: underline;" %)**Personnes hors UL:**
201
202 * Possibilité de contacter [[e-parapheur-contact@univ-lorraine.fr>>mailto:e-parapheur-contact@univ-lorraine.fr||shape="rect"]]
203
204
205 L’Université de Lorraine a désigné un délégué à la protection des données que vous pouvez contacter pour toute information à l’adresse suivante : [[dpo-contact@univ-lorraine.fr>>mailto:dpo-contact@univ-lorraine.fr||shape="rect"]]
206
207 \\
208
209 //Pour plus d’information sur vos droits et la protection de vos données personnelles ou pour une réclamation, vous pouvez consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à cette adresse : [[www.cnil.fr>>url:http://www.cnil.fr/||shape="rect"]]//
210
211 \\